5 tipů, jak zvládnout náročné rozhovory se vzdálenými pracovníky

10
5 tipů, jak zvládnout náročné rozhovory se vzdálenými pracovníky

Konstruktivní kritiku je těžké dávat a hůře přijímat, zvláště když pracujete na dálku. Zde je pět způsobů, jak z toho udělat příležitost k udržení, nikoli jen opravný moment.

Věci byly jiné, když jsem začínal svou kariéru. Kdybych někomu řekl, že „pracuji z domova“, mrkl by a řekl: „Jistě, že ano“. Předpoklad byl, že jsem si v podstatě vzal den volna. Díky pandemii jsou ty časy pryč.

Ale nyní, když vstupujeme do našeho třetího roku rozšířené práce na dálku, možná je čas stisknout tlačítko pauzy a zeptat se, zda pracujeme na dálku tak dobře, jak umíme. To platí zejména tehdy, když se zamyslíme nad tím, jak zvládáme své pracovní vztahy, když se teď nescházíme tak často tváří v tvář. Ve vaší organizaci mohou být lidé, kteří byli skvělí manažeři při jednání s osobními zaměstnanci, kteří se nyní snaží nabídnout poradenství a mentorství ve vzdáleném pracovním prostředí. Co se například stane, když jako manažer potřebujete „těžký rozhovor“ se zaměstnancem pracujícím na dálku?

„Zatímco přístup k těmto rozhovorům je obecně stejný pro osobní i vzdálené pracovní prostředí, vzdálená pracovní prostředí vyžadují strukturovanější a pravidelnější komunikační rytmy, aby bylo zajištěno, že každý dostane podporu a bude schopen odvést svou nejlepší práci,“ říká Jen L’Estrange, Zakladatel a jednatel společnosti Červený jetel, outsourcingová HR firma. „Často vidíme, že za námi manažeři přicházejí s potřebou tvrdé konverzace, které by se upřímně dalo vyhnout, kdyby byli proaktivní a svou pravidelnou komunikaci řídili záměrněji.“

 

Následuje pět tipů, jak tyto náročné konverzace se vzdálenými pracovníky proměnit v produktivní sezení se zpětnou vazbou, která zlepší – spíše než poškodí – udržení zaměstnanců.

1. Sledujte varovné signály

V dnešní době je na manažery vyvíjen velký tlak, aby nejen podávali výkon, ale také pomohli zajistit, aby zaměstnanci zůstali uprostřed Velké rezignace. Manažeři se musí ještě více naladit na varovné signály, že zaměstnanec může mít takové potíže, které vyžadují obtížnou konverzaci – než se to vymkne kontrole. Bohužel tyto varovné signály mohou být hůře rozpoznatelné, když zaměstnanci pracují z domova.

Některé varovné signály, které by mohly signalizovat potřebu upřímné zpětné vazby, říká L’Estrange, zahrnují zmeškání termínů nebo nedokončenou práci, špatnou komunikaci s kolegy, zákazníky nebo dodavateli, podprůměrnou kvalitu práce a v některých případech nevysvětlitelné změny v chování nebo výkonu, které cítíte, že si zasloužíte soustředěnou konverzaci.

„Varovné signály ve vzdálené kanceláři se od těch osobních příliš neliší,“ říká. „Jak se říká, špatné zprávy se šíří rychleji než dobré. Jen si pamatuj, že nic nepředpokládáš, dokud nevíš, proč se něco děje.”

2. Připravte sebe – a druhou osobu

Pokud je cílem jakékoli komunikace zajistit, aby byla zpráva přijata efektivně, pak by tvrdá konverzace nikdy neměla být překvapením.

„Ať už zaměstnanec pracuje osobně nebo na dálku, je důležité si předem ujasnit, že to bude obtížný rozhovor,“ říká L’Estrange.

Proto je důležité si předem promyslet, co chcete sdílet, jak chcete, aby byly informace přijímány a proč si myslíte, že jsou důležité. To vše by mělo být součástí vašeho procesu přípravy.

To platí zejména tehdy, má-li manažer malé nebo žádné zkušenosti s poskytováním konstruktivní kritiky. Měli by se připravit tím, že sepíší svou zpětnou vazbu a proberou ji s někým, kdo není v dané situaci úzce zapojen.

L’Estrange také doporučuje promluvit si prostřednictvím obzvláště náročné zpětné vazby s důvěryhodným kolegou, který vám pomůže zkontrolovat váš jazyk a tón – něco, co může být velmi užitečné při zmírnění vaší emocionální reakce a pomůže vám vnést do konverzace to nejlepší, co vás baví. Hraní role konverzace s vrstevníkem před samotnou schůzkou může být také mocnou přípravnou strategií.

„Nezapomeňte na cíl: chcete, aby zpráva byla přijata, integrována a podle ní se jednalo,“ říká L’Estrange. “Pokud se objevíme v místnosti s našimi vlastními nevyřešenými problémy, jen to podkope náš cíl.”

3. Negeneralizovat

Jednou z chyb, které se může každý manažer dopustit, je, že se ke každému zaměstnanci chová stejně, když mu poskytuje tvrdou zpětnou vazbu. Potřeby lidí se v průběhu času mění a způsob, jakým vytváříme psychologické bezpečí pro někoho, kdo má za sebou prvních pět let praxe, se může lišit od toho, kdo má za sebou 35 let.

„Je důležité vidět lidi jako jednotlivce s různými komunikačními styly a preferencemi,“ říká L’Estrange. “Upravuji způsob poskytování zpětné vazby tak, aby vyhovoval potřebám osoby přede mnou a přizpůsobuji svá očekávání, pokud jde o odezvu.”

Další proměnnou, kterou je třeba zvážit, je, zda si daná situace zaslouží takovou ostrou zpětnou vazbu od Zoomu – nebo osobně.

Pokud jde o obtížné konverzace přes Zoom, existují výzvy,“ říká L’Estrange. „Je těžší změřit neverbální zpětnou vazbu, WIFI může být trhané a to může ovlivnit tón a dokonce i rychlost hlasu. Někdy se zaměstnanec nevyzná v technologiích nebo pracuje ve sdílené domácí kanceláři s menším soukromím. Všechny tyto faktory je třeba vzít v úvahu při rozhodování, zda přivést konverzaci do kanceláře nebo ne.“

Manažeři by také měli přijmout flexibilitu a v případě potřeby změnit kurz. Pokud se online diskuse ukáže jako obtížná, musí být ochotni pozastavit a přeplánovat osobní rozhovor na později.

To opět hovoří o tom, jak důležité je připravit zaměstnance, že s ním máte v úmyslu vést tvrdý rozhovor, a získat jeho názory na to, zda to bude nejlepší řešit online nebo osobně.

4. Oddělte osobu od problému

Dalším kritickým faktorem, pokud jde o tvrdé rozhovory se vzdálenými pracovníky, je vytvoření určité úrovně vzájemné důvěry. Bez toho nemůžete vést úspěšnou kritickou konverzaci.

L’Estrange říká, že i když je pro každého přirozené být zpočátku defenzivní, silný profesionální vztah vám umožní překlenout okamžitou reakci a promluvit si o tom, jak spolupracovat na změně a zlepšení situace.

Je také důležité oddělit kritiku toho, co se stalo – události nebo věci – od osoby. „Nekritizujeme ani nedevalvujeme naše kolegy,“ říká L’Estrange. “Záleží nám na nich.” Jednoduše poskytujeme zpětnou vazbu na něco, co se nepovedlo a co bychom chtěli, aby se příště stalo jinak.“

Tvrdá konverzace, která vede k pozitivní změně, posiluje vztah a podporuje důvěru a udržení, říká. Na druhou stranu tvrdý rozhovor, který se zvrhne v obviňování osoby z výsledku, povede k odpoutání se a nakonec k odchodu, ať už tak či onak.

5. Udělejte krok zpět

Pravdou je, že někdy se manažeři dostanou k problému příliš blízko, než aby byli schopni poskytnout účinnou zpětnou vazbu. To se může projevit jako příliš emocionální reakce nebo dokonce jen neschopnost se na konverzaci efektivně připravit.

Pokud je manažer velmi rozrušený, rozzlobený nebo prostě obecně není schopen vnést to nejlepší do místnosti, přizvat třetí stranu – ať už jiného manažera nebo někoho z lidských zdrojů – k tvrdému rozhovoru může být nejlepší, aby se situace vyvážila. .

Nejdůležitější zprávou, kterou je zde třeba předat, je, že důvod, proč si děláte čas na poskytnutí kritické zpětné vazby: je to proto, že vám na tom záleží.

„Je důležité ukázat, že nám záleží na výkonu zaměstnanců, jejich pokroku a na tom, kým jsou jako členové organizace,“ říká L’Estrange. „Zajištění toho, že tomu zaměstnanec jasně rozumí, vytváří psychologickou bezpečnost, kterou potřebují, aby mohli efektivně přijímat zpětnou vazbu, integrovat ji a jednat podle ní.“

Čas na reset

Schopnost vést náročnou konverzaci na dálku, která příjemce spíše posiluje, než odradí, je pro dnešní manažery nezbytnou dovedností. Totéž platí, pokud jste to vy, kdo dostává zpětnou vazbu. Když to přijmete s grácií a poté podle toho budete jednat, označí vás jako profesionála, který se více zajímá o růst než o ochranu svého ega.

Možná je na čase, abychom všichni změnili svůj přístup k online konverzacím se zaměstnanci. Náročné konverzace nemusí ohrožovat udržení – ve skutečnosti, správně zpracované mohou posílit loajalitu zaměstnance. Každý by měl odejít z diskuse s pocitem, že je životně důležitou součástí organizace nejen dnes, ale i v budoucnosti.

podobné příspěvky

Leave a Reply